De feiten van de werkkostenregeling (WKR) op een rij

Alles wat je als werkgever aan je medewerker verstrekt of vergoedt, is in principe loon. Alleen, niet al deze vergoedingen worden belast. Via de werkkostenregeling kan een werkgever tot een bepaald percentage onbelaste vergoedingen aan werknemers geven. In 2020 is deze regeling, in verband met corona, (tijdelijk) aanzienlijk verruimd. Wij zetten de feiten voor je op een rij.

De werkkostenregeling (WKR) in een notendop

De WKR is sinds 1 januari 2015 verplicht. Deze is ingevoerd om een overzichtelijker systeem voor vergoedingen en verstrekkingen te bieden. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, werkkosten zoals een laptop, bedrijfskleding, kerstpakketten of extra regelingen voor bijvoorbeeld sport. Zo zijn er tal van kosten die onder de WKR kunnen komen te vallen. Sommigen daarvan vallen onder de vrije ruimte, andere kosten gaan niet ten koste van deze ruimte. Voor de eerste € 400.000,- geeft de WKR 1,7% van de fiscale loonsom aan vrije ruimte om te besteden hieraan. Van de fiscale som boven de € 400.000,- euro ligt dit percentage op 1.2%.

Verhoging in 2020

In verband met corona is de WKR dit jaar veranderd. Werkgevers mogen dit jaar niet 1,7%, maar 3% aan vrije ruimte besteden voor de eerste € 400.000,- van de fiscale loonsom. Dit is gedaan zodat werkgevers in deze moeilijke tijd wat extra kunnen geven aan medewerkers. Een mooie mogelijkheid om onbelast nog wat extra’s te kunnen doen. Maak hier dan ook vooral dit jaar nog gebruik van.

Dit gaat niet ten koste van de vrije ruimte

Er zijn ook vergoedingen en verstrekkingen die je je medewerkers onder bepaalde voorwaarden kan aanbieden die niet ten koste van de vrije ruimte gaan:

• Intermediaire kosten: dit zijn kosten die een werknemer voor een werkgever heeft gemaakt die terugbetaald moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die een relatiegeschenk heeft voorgeschoten.
• Gerichte vrijstelling: denk hierbij aan een vergoeding voor reiskosten tot € 0,19 per kilometer, een vergoeding voor het openbaar vervoer of leerkosten zoals cursussen, seminars en opleidingen.
• Nihilwaardering: dit zijn kosten die gemaakt worden om bijvoorbeeld de werkplek in te richten, om bedrijfskleding aan te schaffen en om bijvoorbeeld bedrijfsfitness aan te bieden. Voorwaarde van dit laatste punt is wel dat de fitness op de werkplek plaatsvindt.

Vrije ruimte

Vergoedingen die niet onder de bovenstaande categorieën vallen, kunnen ten laste komen van de vrije ruimte. Hierover hoeft dan geen belasting te worden betaald. Wel moet bij een vergoeding rekening worden gehouden met een zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De belastingdienst heeft aangegeven dat zij vergoedingen tot € 2.400 per werknemer per jaar als gebruikelijk acht. Met de gebruikelijkheidstoets wordt gekeken of de vergoeding gebruikelijk is én of deze niet meer dan 30% afwijkt van dat wat gebruikelijk is. De belastingdienst zal moeten aantonen dat een vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk is.

Daarnaast zijn er enkele vergoedingen die nooit belastingvrij zijn:

• Vergoedingen en verstrekkingen van wapens en munitie
• Rechtshulp na het plegen van een misdrijf
• Bepaalde geldboetes

Eindheffing

Wordt het gedeelte vrije ruimte van de WKR overschreden? Dan zal over het gedeelte wat hoger is belasting moeten worden betaald, namelijk 80% eindheffing. Deze kosten zijn voor de werkgever en moet uiterlijk met de aangifte over het 2e aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar worden aangegeven.

Meer weten?

Aangezien de WKR dit jaar aanzienlijk verruimd is, raden wij je aan om daar nog gebruik van te maken. Denk bijvoorbeeld aan een luxe kerstpakket. Wil je meer weten over de werkkostenregeling, salarisadministratie of heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan gerust contact met ons op.