De werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven. Dit kunnen bijvoorbeeld kerstpakketten, een fiets van de zaak of sportabonnementen zijn. In dit blog lees je hoe de WKR precies werkt en wat de huidige regels zijn, inclusief het percentage voor 2024.
Hoe werkt de WKR?
De WKR stelt een ‘vrije ruimte’ vast: een percentage van de totale loonsom dat je als werkgever belastingvrij mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen. Denk hierbij aan kerstpakketten of andere attenties, personeelsfeesten, sportabonnementen of een fiets van de zaak. Voor 2024 is het percentage binnen de vrije ruimte 1,92% voor de eerste €400.000 van de loonsom. Voor loonsommen boven €400.000 geldt een lager percentage van 1,18%. Dit betekent dat als je loonsom bijvoorbeeld €400.000 bedraagt, je in totaal €7.680 belastingvrij kunt besteden aan je werknemers.
Als de vergoedingen of verstrekkingen boven de vrije ruimte uitkomen, betaal je 80% eindheffing over het overschrijdende bedrag. Dit kan een forse extra belastinglast betekenen, dus is het van belang om je vergoedingen goed te plannen binnen de vrije ruimte.
Vrijstellingen binnen de WKR
Naast de vrije ruimte zijn er gerichte vrijstellingen die buiten deze ruimte vallen. Denk bijvoorbeeld aan vergoedingen voor reiskosten tot €0,23 per kilometer, vergoeding per thuiswerkdag, maaltijden bij overwerk of een verklaring omtrent gedrag (VOG). Deze vrijstellingen zorgen ervoor dat je werknemers bepaalde kosten onbelast vergoed kunnen krijgen zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte.
Nihilwaarderingen en het noodzakelijkheidscriterium
Verder zijn er voorzieningen op de werkplek die onder zogeheten nihilwaarderingen vallen. Deze voorzieningen worden op €0 gewaardeerd, wat betekent dat ze niet meetellen voor de vrije ruimte. Voorbeelden hiervan zijn koffie en thee op kantoor of werkkleding. Ook het noodzakelijkheidscriterium speelt een rol: bepaalde zaken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk, zoals gereedschap, een smartphone of laptop, mogen belastingvrij verstrekt worden, zonder dat het privégebruik van invloed is.
Optimaliseren van de WKR
Als werkgever kun je de WKR optimaal benutten door bijvoorbeeld tegen het einde van het jaar nog een extra personeelsfeest of geschenk te geven als je vrije ruimte nog niet volledig is benut. Houd er echter rekening mee dat de vrije ruimte niet meegenomen kan worden naar een volgend jaar. Het is dus belangrijk om hier tijdig gebruik van te maken.
De WKR in 2025
De percentages voor de werkkostenregeling (WKR) blijven in 2025 ongewijzigd ten opzichte van 2024. Dit betekent dat werkgevers nog steeds 1,92% van de loonsom tot €400.000 belastingvrij kunnen besteden aan vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte. Voor loonsommen boven de €400.000 geldt een percentage van 1,18%.
Blijf binnen de grenzen
De WKR biedt werkgevers een flexibele manier om hun werknemers te belonen zonder dat er loonbelasting over vergoedingen en verstrekkingen betaald hoeft te worden. Door de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen optimaal te benutten, kun je als werkgever flink profiteren. Zorg er echter wel voor dat je goed inzicht hebt in je loonsom en de vergoedingen die je wilt geven, om zo binnen de grenzen van de WKR te blijven.
Heb je vragen of wil je meer weten over jouw specifieke situatie? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.