Deze 8 stappen moet je doorlopen bij ziek personeel
Ziek personeel: iedere werkgever heeft hier wel eens mee te maken. Zeker in de wintermaanden wordt er veel verzuim gemeld. Dat is nog eens flink toegenomen met de komst van het coronavirus. Meestal spreken we van kortdurend verzuim, bij bijvoorbeeld een griepje. Maar ook langdurig verzuim komt steeds vaker voor. Denk aan een ongeluk waardoor de werknemer (deels) arbeidsongeschikt raakt, een langdurige ziekte of een burn-out. Bij langdurige ziekte is het van belang dat je je aan de juiste stappen houdt.
Stappenplan bij ziek personeel
Zowel bij kortdurend- als bij langdurig verzuim zal er een stappenplan gevolgd moeten worden. Dit begint bij de medewerker die zich ziekmeldt bij zijn of haar werkgever of leidinggevende.
Stap 1: ziek melden
Het proces begint bij de werkgever die de werknemer ziekmeldt bij de bedrijfsarts of de arbodienst. De werkgever is dan verplicht om het salaris door te betalen. Het bedrag is afhankelijk van de cao of andere gemaakte afspraken. Wettelijk is de werkgever verplicht om het eerste jaar minimaal 70% door te betalen en minimaal het minimumloon. In sommige gevallen kan er ook meteen een ziektewetuitkering worden aangevraagd. Bijvoorbeeld als iemand onder de no-risk polis valt, of als iemand ziek is al gevolg van een zwangerschap.
Wanneer een werknemer bijna zes weken ziek is, zal hij of zij worden uitgenodigd voor een gesprek met de bedrijfsarts of arbodienst. Op basis van dit gesprek zal de arts een probleemanalyse opstellen. Hierin staat wat de werknemer met zijn of haar gezondheid wel of niet kan.
Stap 2: opstellen re-integratieverslag
Op basis van het gesprek met de bedrijfsarts zal een re-integratieverslag worden opgesteld. Hierin staan alle afspraken die gemaakt zijn over de terugkeer van de medewerker naar het bedrijf. Van dit verslag ontvangt de medewerker een kopie.
Stap 3:
Uiterlijk in de achtste week van de ziekte zal er een plan van aanpak moeten worden gemaakt. De probleemanalyse dient als basis bij het opstellen van dit plan.
Om ervoor te zorgen dat iedereen zich aan de afspraken houdt moet er een casemanager worden aangewezen. Dit kan zowel iemand van de arbodienst zijn als een andere werknemer binnen het bedrijf. Loopt er iets niet volgens plan? Dan kan zowel de werkgever als de werknemer dit melden bij de casemanager.
Stap 4:
Is de werknemer ruim driekwart jaar ziek? Dan moet er uiterlijk de eerste werkdag na de 42e ziekteweek aangifte gedaan worden van langdurige ziekte. Dit wordt ook wel de 42e-weeksmelding genoemd.
Stap 5:
Wanneer een werknemer een heel jaar ziek is, moet er rond de 52 weken een eerstejaarsevaluatie worden opgesteld.
Stap 6:
In week 88 van de ziekte zal de werknemer een brief ontvangen over het aanvragen van een WIA-uitkering. In deze brief staat ook de uiterlijke datum waarop de werknemer de uitkering kan aanvragen. Dit is gelijk aan de 93e ziekteweek. De werkgever ontvangt een kopie van deze brief.
Stap 7:
In week 91 wordt er in de eindevaluatie aangegeven wat de stand van zaken is van de re-integratie. Een van de stukken hiervan wordt ingevuld door de bedrijfsarts of de arbodienst.
Stap 8:
In week 93 levert de werkgever zelf het re-integratieverslag aan bij het UWV.
Controle door UWV
Het re-integratieverslag wordt in week 93 overhandigd aan het UWV. De medewerker van het UWV kijkt dan of de werkgever voldoende heeft gedaan aan de re-integratie van de werkgever. Zijn er voldoende inspanningen omtrent de re-integratie van de zieke werknemer? Dan neemt het UWV na 2 jaar ziekte de loondoorbetaling en het dossier over.
Ziek personeel: het is voor niemand leuk. Alle afspraken moeten worden vastgelegd in het dossier en je hebt te maken met een hoop wet- en regelgeving. Wel ontzettend belangrijk om deze regels goed op te volgen. Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of wil je eens sparren met een van onze adviseurs? Neem dan gerust contact met ons op.