Thuiswerken lijkt niet meer te verdwijnen. Waar dit bij veel bedrijven noodgedwongen begon door corona, lijkt dit nu volledig bij de werkcultuur anno 2022 te horen. Veel werknemers vinden inmiddels een weg in hybride werken, ofwel deels op kantoor en deels thuis. Als werkgever zijnde slaat de werkcultuur van voor corona daarmee een nieuwe weg in. Ook de stijgende benzineprijzen zijn vaak aanleiding voor hybride werken. Wat kan en mag je als werkgever voor je personeel doen? Wij geven er graag antwoord op.
Thuiswerkvergoedingen
In coronatijd is er voor het eerst gesproken over een thuiswerkvergoeding. Dit om de kosten van werknemers te dekken voor gas, elektra, internet, koffie/thee en toiletpapier. Ook nu er geen thuiswerkadvies meer is, blijft de thuiswerkvergoeding bestaan. Werkgevers mogen dan ook twee euro per dag per medewerker belastingvrij vergoeden met ingang van 1 januari 2022. Het gaat hierbij om een gerichte vrijstelling die valt onder de WKR (werkkostenregeling). Twee euro is daarbij het maximale bedrag dat belastingvrij vergoed mag worden, maar het mag uiteraard ook minder zijn. Wil je als werkgever een hoger bedrag vergoeden, dan zal dat ten koste gaan van de vrije ruimte binnen de WKR.
Vergoeding in thuiswerkvoorzieningen
Wellicht heb je de krantenkoppen voorbij zien komen: medewerkers brengen massaal bureaustoelen, beeldschermen en bureaus terug naar kantoor. Veel bedrijven hebben ervoor gekozen om het thuiswerken voor medewerkers aangenamer te maken door thuiswerkvoorzieningen te vergoeden of door materiaal in bruikleen mee te geven. De voorziening dient wel voor de werkplek bedoelt te zijn. Wanneer er niet meer thuis wordt gewerkt, vervalt deze werkplek. Dat zou betekenen dat de aangeschafte voorzieningen inderdaad moeten worden teruggebracht.
Reiskostenvergoeding en een verhoging hiervan
Hoge brandstofprijzen: iedereen die niet elektrisch rijdt heeft hiermee te maken. De standaard vergoeding van € 0,19 per gereden kilometer is dan ook lang niet meer zo rendabel als een halfjaar geleden. Werkgevers kunnen er dan voor kiezen om de vergoeding te verhogen. Dit kan belastingvrij worden gedaan, echter wordt het gedeelte boven de € 0,19 per kilometer gezien als loon en komt dit onder de vrije ruimte van de WKR te vallen.
Momenteel wordt er ook in Den Haag gediscussieerd over het verhogen van de reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer naar € 0,23. Dit moet nog worden besloten in de Tweede Kamer, maar het kan uiteraard geen kwaad om dit in de gaten te houden. Wellicht dat dit ook nog met terugwerkende kracht kan worden besloten.
Vaste en flexibele reiskostenvergoedingen
De vaste reiskostenvergoeding voor werknemers die vanwege corona thuis werkten in 2020 en 2021 hoefde niet te worden aangepast als deze vergoeding al voor 13 maart 2020 door de werkgever werd toegekend. Je mag als werkgever een vaste reiskostenvergoeding toekennen, mits de medewerker minimaal 128 dagen per jaar naar de werkplek reist óf minimaal 36 weken naar de werkplek reist in het geval van parttime werken. Is dit niet het geval, dan dient de reiskostenvergoeding op nacalculatie te worden berekend.
Fiscale gevolgen van thuiswerken
Het grootste gevolg van thuis- en hybride werken voor werkgevers zijn de vergoedingen en verstrekkingen die je kan doen. Je kan niet zomaar een tweede computer bij iemand thuis neerzetten en je kan niet onbeperkt blijven investeren in bureaus en stoelen. Bovendien moeten de hulpmiddelen die je verstrekt voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.
Anderzijds kan je als werkgever kosten besparen door kantoorruimte op te offeren. Dit kan als gevolg hebben dat je resultaat verbetert. Verder brengt hybride werken weinig belastingvoordelen.
Visie van AACC
Als het aan AACC ligt, wordt en blijft hybride werken een vast onderdeel van de werkcultuur. Antoine Joosten: “Ik geloof in die hybride verdelen. Je ziet dat mensen thuis vaak productiever zijn, omdat er op kantoor afleiding is. Wel is het werken op kantoor belangrijk voor de binding tussen collega’s. Vanuit werkgeversoogpunt kan het je een interessante werkgever maken. En dat is wel nodig in de huidige arbeidsmarkt. Ik zou het zeker stimuleren.”
Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op.