Bij ondernemen hoort administratie. Voor de meeste ondernemers een noodzakelijk kwaad. Gelukkig hoef je het als ondernemer niet allemaal zelf te doen. Sterker nog; als je het niet leuk vindt, ben je er waarschijnlijk ook niet goed in. Dan kost administratie onnodig veel tijd, moeite en frustratie. Onze collega Ralph Sinke, relatiebeheerder bij AACC, vertelt over de mogelijkheden van online samenwerking.
Alles zelf doen, uitbesteden of een combinatie?
Als ondernemer heb je verschillende mogelijkheden om de administratie online te regelen. Je kunt alles uitbesteden aan bijvoorbeeld AACC Accountants & Bedrijfsadviseurs of je doet alles zelf. Ook kun je ervoor kiezen een combinatie van de twee te maken. Met goede automatisering zijn er verschillende opties mogelijk en kijk je wat het beste bij jou als ondernemer past.
Vier stappen naar optimaal gemak
Het is altijd goed om de administratie naar je hand te zetten. Hoe beter je het regelt hoe meer controle en overzicht. Hoever je daarin met automatiseren wilt gaan, ligt aan jezelf. Wij vertellen je welke vier stappen je kunt nemen voor optimaal gemak.
Stap 1: online boekhouden
Met een online boekhoudomgeving kun je gemakkelijk informatie en gegevens delen met je accountant. Doordat je beiden toegang hebt in het account kan de accountant je bijstaan waar het nodig is. Je bepaalt zelf hoeveel en waarbij.
Stap 2: documenten digitaliseren
Nog handiger is het als je ook de documentenstroom digitaliseert. Zo sleep je niet fysiek met ordners en heb je minder kans op zoekgeraakte facturen. Het werkt heel simpel. Je levert de documenten aan zoals je wilt: uploaden, email of via de app. Dit kan stuk voor stuk of met een stapel tegelijk. Een scan- en herkenoplossing leest de documenten in en verwerkt ze real time in het boekhoudpakket. Documenten eerst autoriseren? Geen probleem! Na akkoord scan je het document en wordt het verwerkt.
Extra makkelijk is het voor de meeste terugkerende facturen zoals voor telefonie, internet en gas, water en licht. Hiervoor bestaat er een automatisering die de factuur direct naar je boekhouding stuurt. Het enige wat je hoeft te doen is eenmalig de leverancier te koppelen aan je boekhoudpakket.
Stap 3: uitgaande facturen
Voor de meeste bedrijven gaat de uitgaande facturatie al digitaal. Dat is snel, ruimtebesparend en duurzaam. In de ideale situatie verstuur je de digitale facturen rechtstreeks vanuit het boekhoudpakket. De factuur is dan meteen verwerkt in de boekhouding. Gebruik je een aparte facturerings-module of gaat de factuur nog ‘ouderwets’ per post, dan kun je ze natuurlijk weer scannen en uploaden maar dat is wel een extra (in principe onnodige) handeling.
Stap 4: financiële afhandeling
Nu de inkomende en uitgaande documenten in het boekhoudpakket zitten, rest de financiële afhandeling. Omzet is tenslotte pas omzet als het op de bankrekening staat. Bij de meeste banken kun je gebruik maken van een directe bankkoppeling. Hierbij wordt dagelijks automatisch de mutaties naar de boekhouding gestuurd voor verdere verwerking. Snel, simpel en overzichtelijk.
De investering
De overgang naar een online boekhouding vergt enige voorbereiding en investering in tijd en geld. Wij zijn er wel van overtuigd dat de ondernemer dit dubbel en dwars terugverdient. Wanneer het werken met een geautomatiseerd boekhoudpakket normaliseert hou je als ondernemer veel tijd over die je vervolgens kunt inzetten voor commerciëlere zaken. Overigens zijn de meeste boekhoudsystemen modulair opgebouwd, dus je betaalt alleen voor wat je gebruikt.
Hoe zit het met de veiligheid?
Net als bij andere online oplossingen gelden de standaard internetveiligheidsmaatregelen en – risico’s. De cloudoplossingen kunnen zowel in de eigen omgeving als in onze omgeving worden geplaatst en gebruikt. Met onder andere twee-staps authenticatie en back-ups stellen we administratie net zo lang veilig als de belastingdienst en/of de ondernemer van ons verlangt. Wil je op enig moment met een andere partij samenwerken, dan plaatsen we de administratie eenvoudig over. Je zit dus niet vast aan AACC als je kiest voor online boekhouden.
Kortom
Online samenwerken is een win-winsituatie. Het is makkelijk en geeft de ondernemer, altijd en overal, overzicht en inzicht. Kortom: het is tijd voor online samenwerken met AACC!
Wil je vrijblijvend informatie over de diverse geautomatiseerde pakketten waar wij mee werken? Neem dan gerust contact op met Ralph via 055 – 368 55 55.